Wie funktioniert eine digitale Praxis?

Die Vorteile einer digitalen Praxis

Ich kann es mir gar nicht mehr anders vorstellen! Das erste Jahr in meiner neuen Praxis hat gezeigt, welche Vorteile die Digitalisierung im medizinischen Umfeld mit sich bringt. Dank One Companion sind meine alltäglichen Abläufe effizienter; der Datenschutz kommt nicht zu kurz und vor allem habe ich mehr Zeit für meine Patienten!

Beatrice Giessler, Praxisinhaberin & Ergotherapeutin

Aller Anfang ist… leicht

One Companion betreute die Praxis im Aufwind schon vor der offiziellen Eröffnung. Der gemeinsame Start erübrigte eine Umstellung der Systeme, eine Datenübertragung und Prozessanpassung. Wir konnten direkt die passende Soft- und Hardware auswählen und nahtlos an die Vorstellungen und Abläufe anpassen, ohne Bestehendes umkrempeln zu müssen. Von der Auswahl über die Einrichtung bis zu den ersten Terminen mit Patienten vor Ort vergingen zwei Monate.

Die Bausteine einer digitalen Praxis

Unter Berücksichtigung von Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integration mit anderen Systemen, Datensicherheit und -schutz sowie Kosten fiel unsere Wahl auf folgende Software- und Hardwarelösungen zur Unterstützung der digitalen Prozesse:

• WordPress CMS für die Webseite
• Optica Viva als cloud-basierte Praxissoftware für Terminbuchung und Abrechnung
• WhatsApp Business und E-Mail für die Kommunikation
• sipgate Cloud-Telefonanlage als Ersatz für Festnetz und Fax
• Tablet und Handy als mobile Arbeitsstationen für das Ergotherapeuten-Team

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung für das Praxispersonal?

Vor allem die Praxissoftware Optica Viva ermöglicht das mobile Arbeiten, nicht nur im Home Office, sondern auch bei Hausbesuchen. Das Tool lässt sich intuitiv bedienen und vereint Patientenverwaltung, Terminplanung und Dokumentation. Nützlich ist zudem die Integration zu den angeschlossenen Abrechnungszentren der Krankenkassen. Werden die Rezepte zur Abrechnung online eingereicht, bietet die Software sogar einen Rabatt auf diesen Service.

Über die cloud-basierte Telefonanlage sipgate haben wir für das Praxisteam ​​ein “Visual Routing” eingerichtet. Bei dieser Weiterleitung wird festgelegt, welche Rufnummer auf welchem Gerät klingelt und was passiert, falls besetzt ist oder keiner abnimmt. In der Praxis im Aufwind klingelt kein klassisches Festnetz-Telefon, trotzdem, oder gerade deswegen, geht kein Anruf verloren. 
Gerade im medizinischen Kontext ist die elektronische Signatur noch kein gelebter Standard; Unterschriften und Stempel auf Rezepten werden analog übermittelt. Ein digitales Faxgerät verlagert in unserem Fall diesen Kommunikationskanal dennoch online und ist dabei datenschutzkonform und sicher. Das Web-Fax wird ebenfalls durch sipgate bereitgestellt und lässt sich einfach und bequem einrichten.

Welches Tool erleichtert den Praxisalltag am meisten?

Ganz klar die digitalen Patientenakten:

• Die individuell erstellten Textbausteine sparen Zeit rund um Dokumentation und das Schreiben von Berichten. 
• Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht kann auch über eine digitale Aktenführung geleistet werden – ohne dicke Aktenordner. 
• Dokumente, die der Patient unterschreibt (zum Beispiel zum Datenschutz) werden auf dem Tablet abgezeichnet und direkt online in der jeweiligen Akte gespeichert.

Auch das mobile Setup mit Tablet spart nicht nur Platz auf dem Schreibtisch; alle Informationen rund um Patient und Therapie sind sicher und schnell zugänglich, auch unterwegs auf Hausbesuchen – das Team hat stets alles dabei. 

Wie kommt die Digitalisierung bei den Patienten an?

Von der benutzerfreundlichen und ansprechenden Webseite über den Kalender zur Online-Terminbuchung – die hürdenlose Gestaltung des Erstkontakts überzeugt auf ganzer Linie und bietet einen klaren Wettbewerbsvorteil. 

Auch WhatsApp als Kommunikationskanal punktet bei der Terminbuchung; die asynchrone Kommunikation erübrigt feste Telefonzeiten. Die Patienten sparen sich Wartezeiten am Telefon und können selbst in Ruhe einen passenden Termin finden, vereinbaren und bei Bedarf ändern. Sie erhalten im Anschluss eine automatisierte E-Mail mit allen relevanten Informationen. 

Das Praxisteam musste sich zunächst vor allem an die aktive Nutzung der Tablets während des Patienten-Gesprächs gewöhnen. Die Aufmerksamkeit kommt trotz allem ungeteilt beim Patienten an, ob mit Papier und Stift oder dem digitalen Pendant. Vor allem Kinder und Jugendliche sind erwartungsgemäß begeistert vom Einsatz der mobilen Geräte.

Fazit und Ausblick

Die Digitalisierung des Praxisalltags schafft mehr Zeit fürs Wesentliche: die persönliche Zusammenarbeit zwischen Patient:in und Therapeut:in auf dem Weg zum Therapieerfolg. 

Es ist viel Herzblut in den Aufbau der Praxis, deren Online-Präsenz und in die Auswahl der passenden Hardware- und Softwarelösungen geflossen. Diese Leidenschaft und Betreuung erfahren die Patienten auch vor Ort.

Zukünftige Erweiterung des digitalen Praxiskonzepts können sein:

• Ein Videokonferenzsystem, das virtuelle Sitzungen zwischen Therapeuten und Patienten ermöglicht. 
• Der Einsatz von mobilen Apps, die es Patienten ermöglichen, von zu Hause oder unterwegs auf Therapie- und Übungsprogramme zuzugreifen.