Die Ausgangssituation
Wie jedes andere Programm ist auch Slack nur so gut, wie es implementiert und genutzt wird. In diesem Projekt hat unser Kunde den webbasierten Instant-Messaging-Dienst bereits seit 2017 als zentralen internen Kommunikationskanal in Verwendung.
Folgendes Optimierungspotential haben wir festgestellt:
- Channel-Struktur
- Channel-Bezeichnungen
- User-Adoption
Die kostenfreie Slack-Lizenz bringt zudem einige Einschränkungen mit sich. Unter anderem ist die Historie aller Chats auf 10.000 Nachrichten begrenzt – jede ältere Message geht verloren. Diese Historie umfasste in diesem Fall lediglich das Chat-Volumen der letzten 14 Tage. Von allen gesammelten Nachrichten blieben dank dieser Deckelung lediglich 1 Prozent abrufbar.
Die Zielsetzung
- Aufbau einer Channel-Struktur für die gesamte Organisation, sowie auf Abteilungs-, Team- und Projektebene
- Etablierung eines Anwender-Leitfadens für höhere Produktivität durch bessere Zusammenarbeit
- Umsetzung eines internen Projekt-Marketings zu Steigerung der Nutzerakzeptanz
- IT-Setup auf Basis von Best-Practices und Integration in die bestehende IT-Landschaft
- Wiederherstellung der gesamten Chat-Historie mittels Upgrade auf die Bezahlversion
Die Umsetzung
1. Leitfaden und Schulung
In zwei separaten Schulungsterminen haben wir allen Teams konkrete Tipps und Tricks für eine effizientere Slack-Nutzung an die Hand gegeben. Die Richtlinien haben wir dabei sowohl für die Team- und Einzelnutzung, als auch für die jeweiligen Channel Owner und Admins zugeschnitten. Der Leitfaden reicht von Hinweisen zur Chat-Netiquette bis zur Anleitung für die Verwaltung des Workspaces.
Für neue Mitarbeiter erarbeiteten wir darüber hinaus eine Kurzanleitung für Slack und integrierten diesen im Anschluss in den gesamten Onboarding-Guide der Firma.
2. Internes Projektmarketing
Slack ist Dreh- und Angelpunkt in diesem Unternehmen. Da im Laufe des Projekts einige Änderungen am Tool vorgenommen wurden, war eine durchdachte interne Kommunikation essentiell für die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Jeder Slack-Nutzer sollte stets rechtzeitig über anstehende Änderungen informiert sein.
Gleichzeitig war die Gewinnung und Einbindung sogenannter Key-User als Multiplikatoren für den Projekterfolg entscheidend. Der Projekterfolg definierte sich messbar anhand einer gesteigerten Slack-Nutzung und einer spürbar effektiveren Team-Kommunikation.
3. Globale Channel-Struktur
Der Kunde nutzt eine Vielzahl verschiedener Slack-Channels für die Kommunikation innerhalb einzelner Teams, Abteilungen und Projektgruppen. Wir wollten sicherstellen, dass der gesamte Workspace trotzdem organisiert und leicht zu navigieren bleibt. Eine einheitliche und simple Namensrichtlinie zur Channel-Erstellung, abgestimmt auf die Unternehmensstruktur und -kultur, ist dafür die Basis.
Ein Ausschnitt der neuen Struktur:
- #teamname Teaminterne Absprachen
- #exp- Expertise-Channel zu teamübergreifenden Fachthemen
- #proj- Projekt-Channel für temporäre Projektgruppen
- #miteinander Off-Topic Inhalte
Die klare Struktur wurde gekonnt umgesetzt: 96 der 136 historischen Slack-Gruppen wurden archiviert.
Auch die konkrete Definition der Nutzerrollen verhilft zu mehr Klarheit:
- “Nutzer” sind aktiv in Threads und Channels.
- “Owner” verwalten Channels und behalten die Übersicht.
- “Admins” steuern Nutzerverwaltung und Rechtemanagement.
4. IT-Setting und Integration
Slack ist ein sehr benutzerfreundliches Tool. Aus der IT-Brille betrachtet ergeben sich trotzdem einige Aspekte, welche die Tool-Administration erleichtern und somit auch einen langfristigen Betrieb effizient gewährleisten.
Dazu gehören:
- Single Sign-On & Provisioning neuer Anwender
- Sicherheits- und datenschutzkonforme Konfiguration des Workspaces
- Befähigung der internen IT zum operativen Betrieb des Workspaces
- Definierte Prozess-Workflows zum Anlegen neuer Nutzer und neuer Apps
- Zusammenlegung zweier Instanzen (intern und extern)
Weitere Apps wurden integriert, um Slack als zentrale Plattform noch mehr in den Arbeitsalltag zu integrieren:
- Google Drive ermöglicht einen direkten Zugriff auf Dateien.
- Mit Slack for Gmail werden ausgewählte E-Mails auf Knopfdruck an einen Channel oder eine Einzelperson gesendet.
- Der Google Kalender ändert den Status, sobald der Slack-Nutzer einen Termin oder Fokuszeit eingetragen hat.
- Die Asana-App erstellt aus Slack heraus neue Aufgaben oder verknüpft Channels mit dem entsprechenden Projekt.
- Dank der Personio-App können Mitarbeitende Abwesenheiten direkt in Slack beantragen oder automatisch neben ihrem Namen anzeigen lassen.
- Besonders relevant für die Presse-Abteilung: Automatische Updates zu Marken-Mentions via Google Alerts.
5. Pricing-Vergleich und -Verhandlung
Wie eingangs erwähnt, war eine komplette Wiederherstellung aller Chat-Verläufe über das kostenfreie 10.000 Nachrichten-Limit hinaus dank eines Upgrades auf die Slack-Bezahlversion sofort möglich.
Um für unseren Kunden das beste Preis-Leistungs-Verhältnis herzustellen, haben wir im ersten Schritt die Vor- und Nachteile und Preisgestaltung der verschiedenen Lizenzmodelle verglichen. Mit der finalen Entscheidung haben wir dann einen 50-prozentigen Preisnachlass auf das erste Jahr Laufzeit aushandeln können.
Das Ergebnis
Mittels einiger kleinen Stellschrauben konnten wir in diesem Projekt viel erreichen. Slack wird nun zielführender für interne, aber auch externe Kommunikation genutzt. Benachrichtigungen sind so eingestellt, dass fokussiertes Arbeiten unterstützt wird, aber trotzdem keine relevanten Themen verpasst werden.
Das Fazit aller Beteiligten war zudem durchweg positiv. Dieses Projekt hat gezeigt: Es muss nicht immer eine neue Software eingeführt werden, wenn sich die Anwendung bestehender Programme optimieren lässt. Zudem ist es langfristig immer nachhaltiger, ein Tool von Anfang an unter Berücksichtigung der Firmenkultur und bestehender Prozesse einzuführen.
Wir beraten Sie gern. Vereinbaren Sie direkt einen Termin mit unserem Certified Slack Admin & Consultant.