Social Intranet: Mehr als nur Emojis und Likes!?

Hybride und flexible Arbeitsmodelle, digitale Arbeitsumgebungen: Wie stelle ich sicher, dass die Mitarbeiterkommunikation dabei nicht auf der Strecke bleibt und sich alle zugehörig fühlen?

Gerade während der Corona-Pandemie mussten viele Firmen feststellen, dass Kommunikation in Echtzeit mit allen Mitarbeitenden essentiell ist. Die Interaktion in der Gemeinschaft, die Verbindung zum Team und das Gefühl, Teil eines größeren Ganzen zu sein, sind für ein produktives Arbeitsumfeld unerlässlich.

Steigert eine soziale Intranet-Lösung den Zusammenhalt, die Mitarbeiterbindung und Produktivität oder verleitet sie stattdessen zu belanglosen Chats und lenkt von der Arbeit ab?

Es war uns wichtig, dass vor allem unsere Kolleginnen und Kollegen aus Produktion und Logistik stets auf dem neuesten Stand sind und keine relevanten Infos verpassen, auch ohne PC-Zugang. Dass unser Social Intranet sogar über eine App zugänglich ist, war beim Wissenstransfer sehr hilfreich und das Feedback der Teams ist auch ein paar Monate nach Einführung der Plattform immer noch positiv.
Nick Traenkle, damals Leiter Prozesse & Digitalisierung

Social Intranet: Was ist ein “soziales” Intranet?

Wir denken an TikTok, Instagram, Facebook und Twitter, wenn wir über soziale Plattformen reden. Ein soziales Intranet erfüllt eine ähnliche Funktion im Arbeitsumfeld. Es verbindet Teams über verschiedene Standorte hinweg, auch aus dem Home Office, fördert den Austausch von Neuigkeiten und Interaktion zwischen Kolleginnen und Kollegen und trägt somit positiv zur Bindung an das Unternehmen bei.

Kurzum: Das Social Intranet ist eine interne Kommunikations- und Kollaborationsplattform.

Was zeichnet das Social Intranet aus?

Nutzergenerierte Inhalte: Alle Mitarbeitenden können relevante Inhalte erstellen und kommentieren.
Personenzentrierter Ansatz: Inhalte werden nicht nur seitens Management und Personalabteilung eingestellt. Es ist im Interesse und in der Verantwortung aller, die Informationen relevant und aktuell zu halten.

Funktionen in Kürze

Unternehmens- und Team-Newsfeeds
Zentralisierte Wissensdatenbank für alle Unternehmensressourcen
Mitarbeiterverzeichnis mit Mitarbeiterprofilen
Benachrichtigungen, Tags, @Erwähnungen und Push-Benachrichtigungen
Instant Messaging mit # Kanälen
Datei- und Dokumentenaustausch
Private und öffentliche Diskussionsforen
Quizze und Umfragen
„Follow-me“-Funktionalität
Kalender und Aufgabenlisten
Suchfunktion

Auch externe Software kann integriert werden:

Google Workspace- oder Microsoft 365-Applikationen
HR-Plattformen
CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot

Single-Sign-On bietet nahtlosen Zugriff auf diese Drittanbieter-Lösungen. So muss keiner zwischen mehreren Anwendungen hin- und herwechseln. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts verloren geht oder mehrfach gepflegt werden muss.

Use Cases im Detail

Mitarbeiterprofile und Organigramme für mehr Zusammenarbeit: Es ist nicht einfach, Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, wenn man kein Büro teilt. Über ein übersichtliches Organigramm, bestehend aus den einzelnen Profilen der Personen, können zum Beispiel Fachexperten besser identifiziert werden.

Personalisierte Nachrichten und Micro-Blogs für mehr Transparenz: Das Team behält den Überblick über alle relevanten Neuigkeiten. Gleichzeitig kann der oder die Einzelne sich einbringen und selbst Inhalte erstellen und posten oder Beiträge kommentieren.

Wissensaustausch, auch von unterwegs: Dank Instant-Messaging und der Suchfunktion ist auch in hybriden Teams jeder auf dem neuesten Stand und alle Ressourcen schnell zur Hand.

Interne Eventplanung für mehr Teamzusammenhalt: Ob Weiterbildung, Sommerfest oder Hackathon, gemeinsame Veranstaltungen lassen sich erstellen, organisieren und bewerben.

Einarbeitungstools für ein schnelles Onboarding: Auch wenn die neue Kollegin von zu Hause arbeitet, ist sie schneller einsatzbereit dank eines gemeinsamen Teamchats. Anleitungsvideos, Wikis und Co. unterstützen die Einarbeitung in den ersten Wochen. Das virtuelle Willkommenspaket trägt zudem zur langfristigen Bindung an den neuen Arbeitgeber bei.

Anerkennung und Feedback für mehr Motivation: Die Anerkennung von Leistungen ist eine einfache Möglichkeit, Moral und Zufriedenheit der Mitarbeitenden hochzuhalten. Ob eine Auszeichnung für das Team des Monats oder ein Dankeschön zwischen Kollegen im Teamchat, öffentliche Anerkennung auf einer unternehmensweiten Plattform trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei.

Zeitverschwendung oder Produktivitätsboost?

“Ich möchte, dass meine Mitarbeitenden produktiver sind und nicht noch eine virtuelle Kaffeemaschine schaffen.” Etwaige negative Konnotationen zu mehr “sozialer Interaktion” können wir recht einfach aus dem Weg schaffen.

Ein Intranet mit sozialen Komponenten schafft eine Umgebung, in der Menschen Ideen zu verschiedenen Projekten und Themen austauschen können. Kurze Ablenkungen durch Emojis und Likes fördern sogar das soziale Engagement, was wiederum die Produktivität erhöht.

Eine zentralisierte, leicht zugängliche Plattform holt Mitarbeitende von ihren Informationsinseln, fördert Innovation und spart Zeit. Stichwort “kollektive Kreativität” – das Team wird befähigt und ermutigt, sich einzubringen.

Und nicht zuletzt bleiben engagierte Mitarbeiter:innen auch länger bei einem Unternehmen. Persönliche Beziehungen fördern Loyalität: Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in der Gewinnung und Bindung neuer Talente.

Eine Lösung für alle Unternehmensgrößen

In unserem Praxisbeispiel handelt es sich um ein produzierendes Unternehmen mit etwas über 1.000 Mitarbeitern. Aber auch für kleinere Organisationen lohnt sich die Investition in eine Social Intranet-Lösung.

Selbst bei einer kleinen Belegschaft verbessert sich die interne Kommunikation dank eines sozialen Intranets. Zudem ist es hilfreich für eine sichere Dateifreigabe, schafft Abhilfe bei vollen E-Mail-Postfächern und unterstützt generell remotes oder Standort-verteiltes Arbeiten. Und, einmal eingerichtet, wächst es als Cloud-Lösung problemlos mit der Firma mit.

Mitarbeiterengagement fördern

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team das (neue) Intranet auch nutzt, indem Sie ein paar Spielregeln vorab definieren, die Software an die Bedürfnisse Ihrer Branche anpassen und sie Schritt für Schritt einführen, bis die hilfreiche Lösung im Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken ist.

Die Menschen sollen sich trauen und aktiv einbringen; beugen Sie etwaige Unsicherheiten vor, indem Sie einen Rahmen vorgeben und für Klarheit sorgen.

Wie wird mit vertraulichen Informationen umgegangen?
Welche branchenabhängigen Richtlinien sind zu beachten (z.B. zum Thema Datenschutz)?
Was ist die richtige Balance zwischen formeller und informeller Kommunikation?

Ein Beispiel aus der Praxis

Die Anforderungen in unserem Praxisbeispiel waren nach einem ersten Gespräch klar umrissen: Eine mehrheitlich Blue Collar Belegschaft, mit limitiertem Zugang zu Desktop-PCs, soll mobilen Zugang zu einer zentralen Informations- und Austauschplattform bekommen und gemeinsam mit den Kollegen aus den Büros nutzen.

Gleichzeitig soll die Plattform die Mitarbeiterbindung auch in Zeiten von Home Office fördern. Unter anderem waren auch die gewohnten Präsenzschulungen nicht möglich und eine digitale Schulungsplattform gewünscht.

Tool-Auswahl

Das Intranet soll für Mitarbeitende attraktiv, für die IT-Abteilung einfach zu implementieren und für die Personal- und Kommunikationsabteilung intuitiv zu bedienen sein. In diesem Fall fiel unsere Wahl auf Linchpin, auf der Basis des Atlassian Confluence Data Center.

“Linchpin” ist ein Begriff, der ursprünglich aus dem Maschinenbau stammt und sich auf einen Achsnagel bezieht, der zwei Teile zusammenhält und eine stabile Verbindung gewährleistet. Im übertragenen Sinne wird der Begriff auch verwendet, um eine Person zu beschreiben, die eine zentrale und unverzichtbare Rolle in einer Organisation spielt.

Dieser Dreh- und Angelpunkt soll das neue Intranet auch für das Unternehmen werden. Als Startseite im Browser wird es zum täglichen Ritual.

Die Linchpin-Software ist branchenübergreifend einsetzbar, mit einer intuitiven Navigation, personalisierbaren Oberfläche und nahtloser Integration anderer Applikationen.

Social Intranet basierend auf Linchpin (Beispiel Startseite)

Mobiles Intranet

In diesem Projekt hatten die Mitarbeitenden mehrheitlich keinen regulären Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz. Daher sollte das Intranet sicher und einfach mobil zugänglich sein.

Die mobile Version des Intranets wurde einerseits über Touchscreens am Arbeitsort ausgespielt, mit einfachem und freiem Zugang für alle. Darüber hinaus konnte jeder die mobile App auf das eigene Smartphone installieren und so von überall auf Confluence zugreifen. Im Gegensatz zur mobil-freundlichen Version der Intranet-Software ist die App speziell für Smartphones konzipiert und bietet ein optimiertes Anwendererlebnis (Scrollen, Text- und Bild-Layouts, Push-Benachrichtigungen).

Digitale Lernplattform

Mit Smart Courses for Confluence – LMS (Learning-Management-Software) können die Verantwortlichen mit dem Kurseditor ganz einfach eigene interaktive Inhalte erstellen.

Da diese Lernplattform ebenfalls auf Confluence basiert, lassen sich ganze Confluence-Seiten mit wenigen Klicks importieren. Interaktive Webinhalte, Bilder und Videos werden nahtlos eingebettet.

Die Aktivitäten und Lernerfolge sind nachvollziehbar und können in Reports und übersichtlichen Dashboards abgerufen werden.

Fazit

Soziale Medien haben einen großen Einfluss auf unsere Gesellschaft. Unternehmen können die Vorteile und Funktionen eines sozialen Netzwerks im Arbeitsumfeld nutzen, um Kommunikation, Engagement und Zusammenarbeit zu verbessern.

Unsere Arbeitswelt hat sich verändert und damit auch die Anforderungen an Unternehmen. Die Flexibilität und Skalierbarkeit eines sozialen Intranets unterstützt neue hybride Strukturen und trägt letztlich positiv zur Mitarbeiterbindung bei. Vor allem eine Intranet-App hält alle im Team auf dem gleichen Wissensstand, ob Remote oder Deskless.

Sie wollen das Onboarding erleichtern und die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen stärken? Wir beraten Sie gern, vor allem rund um die technischen Möglichkeiten.

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