Das Projekt in Kürze
Über einen Zeitraum von einem Jahr unterstützten wir IDnow bei der Migration ihrer CRM- und Marketing-Plattform.
Die wichtigsten Learnings und mögliche Stolpersteine haben wir hier zusammengefasst.
| Was? | Dieses Projekt umfasst die Migration mehrerer Einzeltools (Marketo, Drift, Unbounce, Clearbit, Salesloft) zu einer All-in-One Lösung (HubSpot) mit Anbindung einer bereits existierenden Salesforce-Instanz. |
| Warum? | – Mehr Leistung – Mehr Automatisierung – Höhere Benutzerfreundlichkeit – Verbesserte Datenqualität – Weniger Synchronisierungsprobleme zwischen den Systemen – Weniger Integrationen einzelner Tools – Transparente Reports und Analysen – Optimierte Kundenkommunikation – Unternehmenswachstum |
| Wie? | Wichtig ist vor allem ein reibungsloser Wechsel von Marketo zu HubSpot, ohne die laufende Integration mit Salesforce zu beeinträchtigen. Die Kommunikation mit Kunden (auf der Website und via E-Mail) soll ungestört weiterlaufen. Auch für Mitarbeiter soll die Migration nahezu unbemerkt im Hintergrund ablaufen. |
One Companion hat uns mit ihrem Fachwissen und ihrer Expertise in diesem Projekt entscheidend vorangebracht. Wir sind sehr zufrieden mit HubSpot und konnten nach der Umstellung einen Anstieg unserer wichtigsten KPIs feststellen.
Mario Fassbender, Vice President Marketing IDnow
Do’s & Dont’s
Die Migration von Marketo zu HubSpot war lediglich ein Baustein dieses Projekts. Entscheidend für den Erfolg hat sich die Anbindung von Salesforce erwiesen. Der Website-Betrieb, die Anmeldeformulare und auch die E-Mail-Kommunikation sollten während der Umsetzung ohne Unterbrechung weiter laufen.
Wir haben einige unserer wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst:
1. „Shit in, shit out.“ Bevor Systeme integriert werden, Inhalte migriert und der Datenfluss angestellt wird, unbedingt darauf achten, dass die Daten in allen Systemen up-to-date, de-dupliziert, vollständig und korrekt sind. Auch vom Datenimport über Excel raten wir im Allgemeinen ab, wenn es diese Daten schon im Ausgangssystem gibt. Das führt nur zu Komplikationen und ist unnötiger Aufwand.
2. Bevor die Integration (in unserem Fall mit Marketo und Salesforce) aktiviert wird, muss geprüft werden, ob die Felder („Properties“) korrekt zugeordnet sind. Manche Standardfelder (Name, E-Mail) erkennt HubSpot und verknüpft diese automatisch zwischen den Systemen. Sobald es um benutzerdefinierte Sonderfälle geht, muss man dies aber manuell erledigen. Es bietet sich an, diese „Mappings“ vorab einmal im Detail zu durchdenken. Oft müssen auch nicht alle Felder synchronisiert werden. Welche Informationen sind essentiell und müssen in allen Systemen gepflegt werden? Welche Daten werden von den Kunden abgefragt oder für interne Prozesse und Analysen benötigt?
Das nachträgliche Ändern dieser Property-Mappings ist nicht empfehlenswert. Sobald die Daten-Synchronisation live ist, werden die Felder befüllt; sie sind die Grundlage für Listen und Workflows. Diese Verknüpfungen im Nachgang wieder aufzulösen ist komplex und langwierig.
3. Wir haben festgestellt, dass die Synchronisationseinstellung für alle Property-Mappings wechselseitig eingestellt sein sollte („Two-Way Sync“). Diese Einstellung synchronisiert immer den aktuellen Datensatz und vermeidet so Fehler bei der Datenübertragung zwischen HubSpot und Salesforce. Sonst kann es passieren, dass ein Feld immer und immer wieder mit der falschen, veralteten Information überschrieben wird.
4. Sind die Felder richtig zugeordnet, und die Einstellungen korrekt vorgenommen, muss man noch die Inhalte der Werte („Values“) und das Datenformat berücksichtigen. Am besten nutzt man die Standardwerte, die HubSpot vorgibt. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Werte und Formate zwischen HubSpot und Salesforce übereinstimmen. Nur wenn beides passt, können die Daten fehlerfrei übertragen werden.
5. Eine sogenannte „Inclusion List“ limitiert mittels eigens definierter Filter die Übertragung der Kontakte in der Integration zwischen HubSpot und Salesforce. Alle Kontakte, die nicht auf dieser Liste sind, werden nicht aktualisiert. Dies kann in verschiedenen Szenarien durchaus hilfreich sein. Aber die Synchronisation der Daten sollte nur dann mittels dieser Liste eingeschränkt werden, wenn es absolut notwendig ist. Letztendlich sollten beide Systeme, sowohl HubSpot als auch Salesforce, zu jeder Zeit die gleichen Kontaktdaten haben und jeweils auf dem neuesten Stand bleiben, um Datenlücken zu vermeiden.
6. HubSpot unterscheidet nicht zwischen „Lead“ und „Contact“ – es gibt nur einen Datensatz pro Person, mit jeweils einer eindeutigen E-Mail-Adresse. In Salesforce gibt es diese Unterscheidung jedoch. Leads und Kontakte sind hier unabhängige Objekte mit jeweils eindeutigen IDs. Beide Objekte speichern Daten über eine Person in der Datenbank, allerdings zu verschiedenen Zeitpunkten in der Customer Journey. Diesen grundlegenden Unterschied zwischen den Systemen muss man bei der Integration berücksichtigen.
7. Automatisierungen und Workflows sind eine feine Sache. Sind alle Filter gesetzt, alle Trigger eingestellt und die Aktionen definiert, läuft alles quasi von allein und ein Flow geht reibungslos in den nächsten über. Es bietet sich an, bei diesen Workflows an bestimmten Stellen zusätzliche zeitliche Verzögerungen hinzuzufügen. Somit stellen wir sicher, dass die Systeme auch genügend Zeit haben, die Änderungen zu übernehmen und nachzuvollziehen. Andernfalls werden Felder aktualisiert oder geleert, bevor ein anderer Workflow greift, eine Liste angepasst ist oder die Daten synchronisiert sind.
8. Testen, testen, testen.
9. Falls die erste Test-Integration mit einer Salesforce–Sandbox durchgeführt wurde, muss sichergestellt werden, dass die Daten und Einstellungen mit der finalen Live-Instanz übereinstimmen. Sonst kommt es zu Verfälschungen im Testergebnis. Workflows funktionieren plötzlich nicht mehr und Einstellungen werden nicht korrekt übertragen, wenn die Integration aktiv ist.
10. Alle Entscheidungen, Prozesse, Einstellungen und Automatisierungen sollten während der System-Einrichtung und -Migration dokumentiert werden, um später darauf zurückgreifen zu können. Eine lückenlose Dokumentation hilft auch bei der Schulung des Teams zur Einführung des neuen Systems.
Fazit
Die Migration von einem oder mehreren Marketing-Tools auf HubSpot kann unvorhergesehene Komplikationen mit sich bringen. Dazu noch die Anbindung eines weiteren komplexen Systems wie Salesforce und es benötigt vorausschauende Planung und Know-How.
Profitieren Sie von unserer Erfahrung!
Über IDnow
IDnow ist ein Unternehmen, das sich auf Identitätsprüfung und digitale Identitätslösungen spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde 2014 gegründet und hat seinen Hauptsitz in München. IDnow bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die anderen Organisationen dabei helfen, die Identität von Kunden und Anwendern online zu verifizieren.
Die Lösungen von IDnow umfassen unter anderem:
- Video-Identifikation: IDnow bietet eine sichere Plattform für Video-Identifikationen, bei denen ein Kunde seine Identität über eine Videoverbindung mit einem Mitarbeiter des Unternehmens überprüfen kann. Dies ist besonders in Branchen wie Finanzdienstleistungen, Telekommunikation und E-Commerce relevant.
- E-Signatur-Lösungen: IDnow bietet auch elektronische Signaturlösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Dokumente online zu unterzeichnen und rechtsgültige Verträge abzuschließen.
- Automatisierte Identitätsprüfung: Das Unternehmen bietet auch Lösungen zur automatisierten Identitätsprüfung an, bei denen maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz genutzt werden, um Identitätsdokumente zu überprüfen und Kundenidentitäten zu verifizieren.
IDnow hat eine breite Kundenbasis, darunter Banken, Fintech-Unternehmen, Telekommunikationsanbieter und E-Commerce-Plattformen. Die Dienstleistungen von IDnow tragen dazu bei, die Sicherheit und Effizienz von Identitätsprüfungen in einer zunehmend digitalen Welt zu verbessern und Betrug vorzubeugen.