RECUP und Atlassian: Mit Jira und Confluence zu mehr Effizienz
Viele werden RECUP bereits kennen – als ein etabliertes Münchener Unternehmen, welches es sich zur Aufgabe gemacht hat, deutschlandweit Einwegverpackungen von der Bildfläche verschwinden zu lassen.
Wir haben RECUP im Rahmen eines unserer Projekte noch besser kennenlernen dürfen: als aufgeschlossen, lösungsorientiert und unkompliziert.
One Companion hat uns als zuverlässiger Partner bei der Implementierung, Einrichtung und Einführung von Jira und Confluence unterstützt und begleitet. Durch ihr Engagement konnten sie unsere Product Teams dazu befähigen, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und zu organisieren. Der Einsatz des Atlassian-Stacks hat sich im Arbeitsalltag der Teams als unverzichtbar erwiesen.
Sebastian Erhardt, Head of Digital bei RECUP
Die Ausgangssituation bei RECUP
Das Team von RECUP trat im Dezember 2021 mit folgender Prämisse an uns heran: Wie können wir noch zielführender und effizienter zusammenarbeiten?
RECUP nutzt bereits eine Vielzahl verschiedener Tools und Lösungen für:
Issue-Tracking
Zusammenarbeit
(Technische) Dokumentation
Code-Hosting und -Sharing
Automatisierung
Cloud-Hosting
Software-Programmierung
Incident-Management
Gemeinsam galt es, eine Lösung zu erarbeiten, durch die sich der Arbeitsalltag des Digital-Teams bei RECUP einfacher und zugleich wirkungsvoller gestaltet.
Wie werden Kollaborations-Tools verwendet, welche Herausforderungen gibt es, welche Funktionen fehlen und wie werden die Programme noch erfolgreicher eingesetzt?
In anderen Projekten sehen wir üblicherweise mindestens eines der folgenden Themen als Folge einer komplexen Tool-Landschaft. Auch RECUP ist sich dieser Herausforderung bewusst und geht sie proaktiv an.
1. Zugänge und Berechtigungen
Je mehr Systeme eine Firma verwendet, desto intensiver müssen die Zugriffsberechtigungen organisiert werden. Üblicherweise verfügen Systeme über ein eigenes Rollen- und Identitäts-Management, eigene Passwortverwaltung, Nutzerrechte sowie On-/Offboarding-Einstellungen.
Das ist an sich keine Hürde, gestaltet jedoch alltägliche Aufgaben und Prozesse komplexer und erfordert mehr Zeit und Ressourcen für die Wartung.
2. Datenhoheit und Datenschutz
Werden Tools nicht selbst verwaltet, sondern befinden sich in der Verantwortung externer Dienstleister, kann es aus mehreren Gründen problematisch werden.
Fehlendes Mitspracherecht darüber, was mit den eigenen Daten passiert.
Keine Garantie, dass die Daten sicher und geschützt bleiben.
Indirekte Entscheidungshoheit, wer auf die Daten zugreifen und/oder diese teilen kann.
Gefahr von Datenverlust durch unvorhersehbare und unkontrollierbare Vorgänge bei Dienstleistern.
Ein Rechtsstreit bedeutet schlimmstenfalls ebenfalls Kontrollverlust der Daten.
3. Synergien
Best-of-Breed oder Best-of-Platform!?
Da gibt es kein Richtig oder Falsch – es ist in der Regel abhängig von den Anforderungen, den Problemen, die es zu lösen gilt, und der weiteren Tool-Integration. Dennoch empfehlen wir meist die Verwendung der geringstmöglichen Anzahl von Programmen und zwar auf einer gemeinsamen Plattform.
Angenommen, das Unternehmen sucht nach einem Toolset, um effizienter zusammenzuarbeiten, Arbeit zu planen und Dinge auf der Grundlage von Daten zu optimieren. Die Auswahl einer Reihe von Tools vom selben Anbieter oder zumindest aus einer gemeinsamen Toolkette wird in diesem Fall dabei helfen, Prozesse von Anfang bis Ende zu verwalten. Da die Daten systemübergreifend verbunden sind, ist leicht erkennbar, wie sich Änderungen zu Beginn des Prozesses auf das Endergebnis auswirken.
Die Vorgehensweise bei RECUP
Phase 1: Planung und Entscheidung
Nach einigen Workshops mit dem Digital-Team von RECUP waren wir uns der Rahmenbedingungen und Gegebenheiten bewusst; erste Ideen und Lösungsansätze wurden gemeinsam erarbeitet und die bevorzugte Vorgehensweise festgelegt.
Konkret benötigte RECUP ein Toolset, um Arbeit zu planen, Dokumentationen zu erstellen, Code zu verwalten, Tickets zu bearbeiten, Fortschritte systemübergreifend zu verfolgen und dies alles den Dienstleistern zugänglich zu machen. Die Entscheidung fiel auf eine Mischung aus Best-of-Breed und Best-of-Platform: die Atlassian-Suite und GitHub.
Von der Produktidee über Projektfortschritts-Dokumentation bis hin zum im Repository abgelegten Code – hier ist alles vereint in einer nachvollziehbaren und für alle relevanten Personen einsehbaren Tool-Landschaft.
Die Atlassian-Produkte sind einfach in der Handhabung und Implementierung. Sie sind eines der gängigsten Softwarepakete am Markt. GitHub wurde bereits von RECUP genutzt und aufgrund der nahtlosen Anbindung an Jira und Confluence sahen wir hier keine Notwendigkeit für einen Wechsel auf ein alternatives Tool.
Phase 2: Testen und Training
Auf Basis der spezifischen Anforderungen von RECUP richteten wir eine Demo-Umgebung für das Digital-Team ein. Grundlagen-Schulungen zu den Tools und eine detaillierte Best-Practice-Dokumentation garantierten im Anschluss eine optimale Nutzung aller Systeme.
Da wir kein Affiliate-Partner eines bestimmten Unternehmens sind, können wir unabhängig agieren. Natürlich haben wir ein Netzwerk vertrauensvoller, langjähriger Partner, mit denen wir zum Beispiel bei der Lizenzbeschaffung zusammenarbeiten. Somit konnten wir RECUP bei den Verhandlungen und dem letztendlichen Lizenzkauf vollumfänglich unterstützen.
Phase 3: Optimierung und Durchsetzung
Sobald alle Tools eingerichtet und funktionstüchtig waren und von RECUPs Digital-Team fleißig verwendet wurden, starteten wir die nächste Phase des Projekts: das Onboarding der externen Lieferanten auf das interne System, die Migration ihrer Inhalte und die Sicherstellung, dass alle Beteiligten die neuen Programme tatsächlich bestmöglich nutzen.
Alle Partner von RECUP wurden in das neue Setup eingeladen und über die Verwendung der neuen Tools informiert. Wann immer notwendig haben wir die externen Dienstleister bei der Migration ihrer Daten und Prozesse zu Jira und Confluence unterstützt.
Das Fazit
Wir lieben Projekte dieser Art: Der Nutzen für unsere Kunden liegt klar auf der Hand, und es ist großartig, wenn diese Vorteile in den alltäglichen Abläufen lebendig werden.
Der Tech-Stack von Atlassian wird seitens RECUP erfolgreich genutzt. Die innovativen Tools optimieren bereits heute Arbeits- und Kommunikationsabläufe und verbessern im Umkehrschluss auch die Zusammenarbeit innerhalb der cross-funktionalen Teams. Auch nach Abschluss unseres gemeinsamen Projektes wird die gesamte Tool-Landschaft seitens RECUP kontinuierlich analysiert und weiterentwickelt.
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Das im Jahr 2016 von Fabian Eckert und Florian Pachaly gegründete Unternehmen reCup GmbH bietet mit Deutschlands marktführendem Mehrwegsystem für die Gastronomie – RECUP/REBOWL – eine einfache, attraktive und nachhaltige Alternative zu Einwegverpackungen.
Die “RECUP” To-go-Becher und “REBOWL” Take-away-Schalen sind in vielerlei Größen verfügbar und zu 100% recyclebar. Die Produktpalette wurde von der Bundesregierung mit dem Siegel “Blauer Engel” ausgezeichnet. Bei deutschlandweit über 20.000 Ausgabe- und Rückgabestellen (Cafés, Restaurants, Bäckereien, Kiosken, Betriebsgastronomien und Tankstellen) können die Mehrwegbecher und -schalen gegen Pfand ausgeliehen und zurückgegeben werden. Darüber hinaus laufen Testphasen mit Anbietern im Food-Delivery-Sektor. Mission des Unternehmens ist es, die Gesellschaft für das Thema Verpackungsmüll zu sensibilisieren und Einwegverpackungen überflüssig zu machen.
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