Effiziente Terminplanung und optimierte Abläufe
Mein Helfair, ehemals bekannt als Rentnerhilfe Bodensee, hat sich als lokales Unternehmen etabliert, das Schüler, Azubis und Studenten für faire Dienstleistungen in der Nachbarschaft vermittelt. Ob Rasenmähen oder das neue Smartphone einrichten, das Team von Mein Helfair unterstützt rund um Wangen und den Bodenseekreis.
Kürzlich trat Mein Helfair an One Companion heran, um Unterstützung bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Abläufe zu erhalten.
Wir stellen lokalen Organisationen und Projekten regelmäßig unentgeltlich unsere Expertise im Rahmen der Social Impact Days zur Verfügung.
Die Kooperation mit Mein Helfair wurde im Rahmen des Gründer- und Jungunternehmertages 2023 initiiert, eine Veranstaltung der IHK Bodensee-Oberschwaben und der Zeppelin-Universität Friedrichshafen.
Herausforderungen und Ziele
Zunächst haben wir das Team von Mein Helfair gebeten, eine Bestandsaufnahme ihrer Software-Tools und Arbeitsprozesse durchzuführen. In einem mehrstündigen Workshop haben wir dann gemeinsam Ziele, Wünsche, aktuelle Herausforderungen und potenzielle Lösungen identifiziert. Ein spezieller Anwendungsfall wurde dabei ganz konkret herausgearbeitet: Die Terminbuchung im digitalen Kalender sollte verbessert werden, da das aktuelle Tool, Kalender.Digital, den speziellen Anforderungen nicht gerecht wurde.
User Journey und Prozessoptimierung
Eine detaillierte Analyse der User Journey für Kunden und Mitarbeitende wurde durchgeführt. Zum einen soll die kundenseitige Terminbuchung über die Website erleichtert werden. Zum anderen zeigt der Prozess der manuellen Abstimmung von Verfügbarkeiten der Einsatzkräfte im Hintergrund Optimierungspotential.
Die IST-Situation des aktuellen Tools wurde gegen das SOLL-Ziel abgeglichen. Hierbei standen API-Anbindung, User-Authentifizierung, Kunden-Selbstbuchung, Benachrichtigungen an Mitarbeitende, flexible Terminänderungen und eine verbesserte Verfügbarkeitsverwaltung im Fokus.
Empfohlene Lösungen und Ausblick
Wir haben im Anschluss an den Workshop mehrere ähnliche Tools als Ersatz für Kalender.Digital evaluiert. Konkret schauten wir uns Zoho Shifts und Ordio genauer an.
Diese bieten eine bessere API-Integration und nutzerfreundlichere Funktionen.
Außerdem wurde Microsoft PowerApps als umfassende Lösung für weitere Optimierungen in Betracht gezogen.
Zoho Shift ist eine innovative Lösung für die Mitarbeiterplanung und -koordination. Mit leistungsstarken Funktionen ermöglicht es eine effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten und Schichten. Die Anwendung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, umfassende Filteroptionen und eine API-Anbindung, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme gewährleistet. Durch die einfache Selbstbuchung von Mitarbeitern, die automatische Benachrichtigung bei Terminänderungen und die Möglichkeit, individuelle Präferenzen zu berücksichtigen, unterstützt Zoho Shift die agile Organisation von Arbeitsabläufen.
Ordio ist eine Schichtplanungsplattform, die sich durch ihre benutzerfreundliche Gestaltung und ihre anpassbaren Funktionen auszeichnet. Diese Software ermöglicht eine einfache Verwaltung von Arbeitszeiten und Schichten, wobei der Schwerpunkt auf der transparenten Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern liegt. Ordio bietet Funktionen wie API-Anbindung, Benachrichtigungen bei Terminänderungen, personalisierte Filteroptionen und eine intuitive Benutzeroberfläche. Die Plattform zeichnet sich besonders durch ihre Flexibilität aus, um den individuellen Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.
Wir freuen uns darauf, das motivierte Team von Mein Helfair auch in Zukunft auf ihrem weiteren Weg zu begleiten und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.