Für das Team von hallo.immo stellte sich im März 2021 folgende Frage:
Wie verknüpfen wir unsere Toolkette entlang der Customer Journey am effizientesten, sodass wir proaktiv Benachrichtigungen bekommen, sobald es Updates in der Kundenbasis oder im Zahlungsverkehr gibt?
Das Startup wollte umgehend mit seinem MVP (Minimum Viable Product) an den Start gehen und dabei keine zusätzlichen IT- und Entwickler-Ressourcen investieren.
Die Zusammenarbeit mit One Companion lief unkompliziert und schnell. Das Team hat sofort verstanden, worauf es uns ankam und die Anforderungen so umgesetzt, dass wir direkt live gehen konnten, ohne weitere Runden drehen zu müssen. Auch mit Zapier als Lösung sind wir sehr zufrieden – besonders der persönliche Kundenservice ist hervorzuheben.
Anke Wulf – Head of Marketing bei hallo.immo
Methodik & Umsetzung
Schritt 1: Analyse der Systemlandschaft
Zum Start unserer Beauftragung haben wir folgende IT-Landschaft vorgefunden:
Typo3 als Content Management System für die Webseite
billwerk für die Verwaltung der Kunden-Abonnements
MailChimp zum Versand der E-Mail Kommunikation (Layout & Inhalte)
Der User-Flow bei hallo.immo sieht wie folgt aus:
Ein potentieller Anwender registriert sich auf der Webseite. Dort hat er die Möglichkeit, sich für eine 30-tägige Testversion zu registrieren.
Alle relevanten Informationen rund um den Nutzer werden ab Registrierung in der Datenbank von billwerk abgelegt und, wenn nötig, aktualisiert.
Trial User, die sich in der kostenfreien Testphase befinden und auf der Webseite mit Double-Opt-In angemeldet haben, erhalten im Anschluss via MailChimp einen Onboarding-Lifecycle, bestehend aus mehreren E-Mails. Mit dieser Kommunikation wird sichergestellt, dass der Anwender die Software auch im vollen Umfang kennen und schätzen lernt.
Ziel ist letztendlich ein Upgrade der kostenfreien auf die kostenpflichtige Version (erhältlich via monatlicher Abrechnung, oder in der Jahresversion). Für diese Customer Journey sind mehrere Zahlungsanbieter integriert: hallo.immo hat sich für Stripe (Kreditkartenzahlung, Lastschrift) und PayPal entschieden. Auch mit den Bezahlkunden besteht E-Mail-Kontakt via MailChimp, zum Beispiel für die Bestellbestätigung.
Schritt 2: Auswahl Zapier als zentrale Integrationsschicht
Zapier Screenshot mit einer Übersicht aller Zaps
Warum ist unsere Auswahl auf Zapier gefallen? Zapier ist eine einsteigerfreundliche Automatisierungs-Plattform, die es Nutzern ermöglicht, verschiedene Anwendungen miteinander zu verknüpfen. Daten können so problemlos zwischen verschiedenen Apps und Systemen übertragen werden. Wiederkehrende Prozesse und Routinearbeiten werden mit Hilfe von Zapier automatisiert. Dies optimiert nicht nur die Abläufe in einem Unternehmen, sondern spart Zeit und Aufwand.
Benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche
Flexibilität
Möglichkeit später Zielsysteme auszutauschen
Wiederverwendbarkeit
Großfläche Abdeckung aller gängigen Systeme und Tools am Markt
Skalierbarkeit
Technisch und betriebswirtschaftlich argumentierbar – ob 1 Anfrage am Tag oder 10.000
Schritt 3: Definition vom Datenmodell
Die detaillierte Aufschlüsselung aller relevanten Daten bildet in der Regel das Fundament für eine nahtlose Integration verschiedener Systeme. Zapier muss eine Verbindung zwischen billwerk und MailChimp herstellen, damit alle verfügbaren Nutzer-Daten für eine möglichst personalisierte E-Mail-Kommunikation zwischen den Webservices synchronisiert werden. Abgefragt werden in diesem Fall Vorname, Nachname, Anwender-ID, und das Produkt (Testversion / Monatspaket / Jahrespaket).
Schritt 4: Integration von billwerk & Mailchimp via Zapier
Zunächst haben wir in billwerk sogenannte Webhooks angelegt und die dazugehörigen Ereignisse definiert. Webhooks sind Status-Events, über die billwerk informiert, sobald eine vorab definierte Aktion ausgelöst wird. Im Fall von hallo.immo:
Contract Created = Testversion gestartet
Customer Changed = Abo abgeschlossen
Auf Basis dieser Webhooks haben wir im Anschluss die Zaps in Zapier eingerichtet. Ein Zap ist ein automatisierter Workflow, der verschiedene Anwendungen miteinander verbindet – in unserem Fall billwerk und MailChimp.
Jeder Zap besteht aus einem Start-Trigger und einer oder mehreren Aktionen welche ausgeführt werden, wenn die Kondition des Triggers erfüllt ist. Am Beispiel der hallo.immo Testversion bedeutet dies:
Trigger = Nutzer in billwerk angelegt
Aktionen = Nutzer in billwerk finden, plus dazugehörige Produktvariante und im Anschluss den Neukunden bei MailChimp anlegen
Damit der Trigger korrekt eingerichtet werden kann, muss man die App (billwerk) auswählen und mit dem eigenen Benutzerkonto erstmals verbinden, beziehungsweise den Account auswählen. Um sicherzustellen, dass die Integration erfolgreich war, löst man im Anschluss einen Test-Trigger aus.
Die Aktion “Neukunde im E-Mail-System anlegen” definierten wir im Anschluss indem wir den dazugehörigen Event und den hallo.immo MailChimp Account auswählten.
Bonus: Synergieeffekte dank Zapier
Dank der intuitiven und einfachen Bedienbarkeit konnte unser Kunde hallo.immo im Nachgang einige interne Workflows und Abläufe selbständig in Zapier abbilden und somit weiter von der Zapier-Einführung profitieren. Es wurde beispielsweise eine Verknüpfung zwischen Slack als internem Kommunikationstool und MailChimp, Pipedrive, sowie Stripe hergestellt. Das Team von hallo.immo bekommt dank Zapier eine automatisierte Benachrichtigung in Slack, wenn sich ein Interessent für die Testversion registriert, eine neuer Kunde angelegt oder eine Lastschrift ausgelöst wird.
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